Должностная инструкция архивариуса
В должностной инструкции архивариуса дано расширенное разъяснение параметров трудового договора, особенно в отношении должностных обязанностей сотрудника. Являясь востребованным документом в деловой практике, рекомендованным к использованию Рострудом, инструкция требует внимательного отношения к качеству своего составления.
Образец должностной инструкции архивариуса
I. Общие положения
- Архивариус подчиняется начальнику отдела делопроизводства.
- В случае временного отсутствия специалиста (диспансеризация, отпуск и пр.) его трудовые функции выполняет другой сотрудник, выбранный руководителем отдела делопроизводства.
- Архивариус нанимается и освобождается от своей должности указанием руководителя организации, по рекомендации начальника отдела делопроизводства.
- Кандидат на эту должность должен удовлетворять следующим квалификационным требованиям:
- средне-специальное образование по профилю документоведения или архивного дела;
- опыт работы с архивами от одного года.
- Архивариус обязан разбираться в следующих профессиональных вопросах:
- законодательство и отраслевые нормативы, регулирующие процесс ведения архивов;
- правила эксплуатации автоматизированной системы документооборота;
- система сортировки документов по различным параметрам;
- нормы приема документов в архив;
- стандарты хранения документации в архиве;
- правила обращения с необходимым в архивном деле офисным и компьютерным оборудованием, а также соответствующими программами;
- правила ведения учета хранящихся документов и составления справок по ним;
- правила перевода бумажных дел в форму электронных баз данных;
- правила проверки корректности документации;
- сроки проведения основных работ с документами;
- порядок доступа персонала к категориям архивных дел;
- порядок списания и ликвидации документов;
- нормы трудового распорядка и дисциплины.
- Архивариус ориентируется на:
- действующие законы;
- профильные нормативы;
- положения данной инструкции;
- соответствующие документы организации.
II. Обязанности
Архивариус отвечает за следующий спектр вопросов:
- Обеспечение сохранности архивированной документации.
- Нахождение документации, складированной в архиве, по правомочным просьбам сотрудников.
- Перевод документов в электронную форму, с помощью соответствующей программы организации.
- Изготовление требуемых отчетов по архивным документам.
- Участие в составлении описи имеющихся документов.
- Контроль за списанием и уничтожением требуемых документов.
- Структурирование хранимой документации по заданным параметрам.
- Взаимодействие с другими сотрудниками по вопросам, относящимся к работе с документами.
- Контроль за соблюдением конфиденциальности в области хранимой документации.
- Выкладывание копий документов в локальную сеть организации.
- Участие в создании общедоступного справочника по архивированной документации.
- Отслеживание состояния имеющихся в архиве документов.
- Выдача по требованиям сотрудников копий хранимой документации.
- Участие в составлении экспертных заключений по ценности соответствующих документов.
- Отслеживание соблюдения правил пожарной безопасности в архиве.
- Обеспечение порядка и чистоты на своем рабочем месте.
III.Права
Архивариус наделен следующими правами:
- Подписывать документы в пределах своих полномочий.
- Вносить предложения по улучшению состояния дел в архиве.
- Получать от других сотрудников информацию, необходимую в выполняемой работе.
- Информировать руководство по отмеченным в работе проблемным моментам.
- Требовать от руководителей поддержания нужных для качественной работы условий.
IV.Ответственность
Архивариус несет ответственность в следующих случаях:
- За невыполнение своих трудовых функций — в той форме, которая указана в законодательстве и правилах организации.
- За разглашение внутренней информации — в границах, определенных в соответствующих частях законодательства.
- За нарушения законов и нормативов, совершённых в ходе выполнения своей работы, — в соответствии с разделами действующего законодательства.
- За ущерб, который был причинен работодателю по его вине, — в пределах, заданных в соответствующих частях законодательства.
Параметры составления документа
В действующих нормах трудового права отсутствуют указания по составлению должностной инструкции. Как ориентир можно применять подходящие профессиональные стандарты, рекомендованные к применению статьями 195.1-195.3 ТК. Для профессии архивариуса можно использовать стандарты делопроизводителя (07.002) и специалиста по формированию архива (07.009). Поскольку эти профстандарты имеют в большинстве рекомендательный характер, то работодатели могут адаптировать их содержимое под себя, с учетом своих особенностей.
При написании инструкций рекомендуется применять определенные правила, в том числе касающиеся формы документа. Образцовая типовая структура выглядит следующим образом:
- Общая часть.
- Обязанности специалиста.
- Его трудовые права.
- Ответственность за нарушения.
Если работодателем является крупная компания, ориентирующаяся на формализацию своих отношений со служащими, то могут быть добавлены и другие части:
- Особенности должностных взаимоотношений.
- Условия работы специалиста.
- Параметры, по которым оценивают результаты его работы.
Внимание! Оформление инструкции должно соответствовать стандартам официальной документации. В ней обязаны присутствовать дата написания, основные реквизиты компании-работодателя и пр. Рекомендуется её распечатать на официальном бланке компании.
Общий раздел
Вводная часть, посвященная описанию базовых моментов деятельности сотрудника. В ней присутствуют:
- порядок его приема на работу и увольнения;
- порядок его временной замены;
- умения, которыми он должен обладать;
- квалификационные стандарты.
Требуемые навыки, образование и опыт специалиста должны обеспечивать выполнение должностных функций, которые описаны в следующей части.
Внимание! Поскольку инструкция считается дополнением к трудовому договору, описанные в её разделах параметры не должны противоречить содержанию этого договора или выходить за его границы.
Обязанности
Хотя основные обязанности архивариуса редко меняются, второстепенные функции могут существенно отличаться в разных компаниях. Помимо ведения архива специалисту могут поручить перевод бумаг в электронную форму, участие в экспертизах документов и пр. Все эти различия определяются спецификой предприятия-работодателя: его размерами, организационной структурой, сферой деятельности и другими факторами.
Традиционно отдельно прописывают обязанность сотрудника соблюдать правила трудовой дисциплины и пожарной (технической) безопасности.
Внимание! Если у нанимателя числится множество сотрудников со своими персонализированными должностными инструкциями, рекомендуется утвердить отдельный регламент, в котором прописать алгоритм их принятия, корректировки и других действий.
Права
Здесь дан перечень прав, которыми обладает специалист. Этот список не должен копировать тот, который приведен в ст. 21 ТК. Скорее данный перечень можно рассматривать как дополнительные права, предоставленные работодателем специалисту. Так, здесь можно прописать возможность получить определенные льготы за счет нанимателя.
Ответственность
Перечень нарушений и мер наказания прописывается в общей форме. Определенная ответственность сотрудника наступает только после окончания административных и юридических процедур, возможно даже завершившихся в суде. В разделе можно расширить список нарушений, упомянув ответственность за срыв сроков, игнорирование параметров обращения с документами и пр. В целом эта часть играет скорее дисциплинарную роль, побуждая работника внимательнее относиться к своим обязанностям.
Должностная инструкция после её первоначального составления должна быть продемонстрирована профильным специалистам. Обычно в этом процессе участвуют юрист, сотрудник кадровой службы и начальник соответствующего отдела. После учета их корректировок документ отправляется к руководителю организации. Сам специалист получает к ней доступ в ходе своего трудоустройства. Для ввода инструкции в силу требуется её подписание всеми сторонами: самим специалистом, директором организации, а также другими людьми, которые участвовали в её составлении.
Prom-Nadzor.ru
Вы здесь
Должностная инструкция архивариуса
[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]
[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию]
Должностная инструкция
архивариуса [наименование организации, предприятия и т. п.]
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.
1.2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.
1.3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.
1.4. Архивариус должен знать:
— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
— порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и использования;
— единую государственную систему делопроизводства;
— порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
— порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
— порядок ведения учета и составления отчетности;
— основы организации труда;
— правила эксплуатации технических средств;
— законодательство о труде Российской Федерации;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты;
1.5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:
— положением об архиве;
— настоящей должностной инструкцией.
1.6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.
1.7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.
II. Должностные обязанности
2.1. Основными задачами архивариуса являются:
— обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения);
— создание справочного аппарата к ним;
— подготовка и своевременная передача на государственное хранение образующихся в процессе деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации;
— осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений предприятия;
2.2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:
— организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;
— принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;
— участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив;
— в соответствии с законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;
— подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;
— ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
— участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
— следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;
— контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;
— выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;
— участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;
— принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств;
2.3. Архивариус также выполняет отдельные служебные поручения заведующего архивом.
III. Права
Архивариус имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
3.4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
IV. Ответственность
Архивариус несет ответственность:
4.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].